TESLİMAT PERFORMANSI

Teslimat performansı her bir faaliyet, proje veya organizasyon için teslim edilecek çıktıların (deliverables) performansıdır.

– Bu çıktıların müşterileri, dış müşteriler olabildiği gibi iç müşteriler de olabilir.
– Teslim edilecek çıktılar birden fazla aşamada farklı olgunluk seviyelerinde ve tekrar tekrar üretiliyor olabilir.
– Teslim edilecek çıktılar hiyerarşik bir yapıda birbirini tamamlayan biçimde hammadde, yarı mamul veya nihai ürün olabilir.
– Teslim edilecek çıktılar ürün veya hizmetin kendisi olabildiği gibi bu ürün ve hizmeti tanımlayan veya kullanımını açıklayan dokümanlar veya tasarım, üretim, bakım-onarım, kullanım gibi aşamalarda dokümanların içerisinde yer alan veya yer almayan bilgiler olabilir.

Dolayısıyla en basit olduğunu düşündüğünüz faaliyetler, projeler ve operasyonlarda düşündüğünüzden çok daha fazla sayıda çıktı vardır.

Unutulmamalıdır ki teslim edilecek çıktılar bir projenin asıl amacıdır. Proje Yönetimi adı altında tüm çabalar bu çıktıları sağlamak için harcanır. Bu da teslimat performansını sizin için izlenmesi gereken birincil başlık yapar.

Teslimat performansı, iki temel kavram üzerinden farklı ağırlıklı formüller kullanılarak ölçülür.

– Kaliteli Teslimat
– Zamanında Teslimat

Burada maliyetin, risklerin, etkinliğin ya da diğer proje yönetimi parametrelerinin hiçbir etkisi yoktur. Çünkü teslimat ile ilgili müşteri parasını ödediği mal veya hizmetin öncelikle ihtiyaç ve beklentilerini karşılamasını ve aynı zamanda talep ettiği tarihte teslim edilmesini bekler. Savunma, havacılık ve uzay, nükleer gibi emniyet kritik ve ağır regülasyonlara tabi alanlarda bu çıktıların ortaya çıkarıldığı süreçler ve bu süreçlerden oluşan sistemler de izlenir ve denetlenir ancak bu durum teslimat performansı dışında değerlendirilen bir konudur.

Diğer taraftan sözleşmelerin maliyet artı (cost plus) olduğu durumlarda maliyetler de müşteri izlemesine ve onayına tabi olduğu için hedeflenen maliyetle teslimat başlığı da kaliteli teslimat ve zamanında teslimat ile birlikte üçüncü bir alt başlık olarak performans hesabına dahil edilmelidir.

Teslimat performansını izlemek için bu ana bileşenlere ilave bazı ilave performans göstergeleri faaliyetlere ve projelere özel olarak tanımlanabilir (örneğin; İlk defada doğru yapma oranı, planlanan sürelere uygunluk oranı, gereksinimlerde-tasarımda değişiklik oranları vb.). Ancak en basitinden en karmaşığına tüm faaliyet ve projeler için aşağıdaki adımlar teslimat performansı için anlamlı ve çoğu zaman yeterlidir.

1. Adım: Proje kapsamında teslim edilecek çıktıları, çıktıları üreten faaliyetleri, çıktıların müşterilerini, çıktı tiplerini ve çıktılar için gereksinimleri belirleyin.

Bunu yaparken sözleşme ve ekleri ile bu sözleşmelerde referans verilen standart ve regülasyonlar birincil, şirket uzmanlığı ve deneyimi ise ikincil kaynaklarınızdır. Müşteriniz, talep ettiği mal ve/veya hizmetin tüm detaylarını bilmek zorunda değildir.

2. Adım: Çıktıların kalite performansını ve zaman performansını ölçün. Ölçümlerinizin sonuçlarını ve belirlediğiniz ağırlıkları kullanarak teslimat performansını hesaplayın.

Kalite performansı basitçe bir çıktının karşıladığı gereksinim sayısının o çıktı için toplam gereksinim sayısına oranıdır. Bununla birlikte her gereksinim aynı derecede önemli olmayabilir. Bu durumda formülünüze gereksinim ağırlıklarını da eklemeniz uygun olacaktır.

Zaman performansı ise teslimat zamanından sapma üzerinden hesaplanabilir. Burada da çıktının gecikmesinin toplam süreye ve/veya kritik patikada gecikmeye etkisi üzerinden bir formül kullanılmalıdır.

Kalite ve zaman performansının ağırlıklı ortalaması teslimat performansını verecektir.